Соблюдать сроки трудно — обязательно что-то пойдет не по плану: руководитель позовет на встречу, прилетит другая срочная задача, коллега подойдет поболтать. Если срок под угрозой, попробуйте несколько приемов.
Ничего страшного
Соблюдать сроки нужно не всегда. Клиенты, работодатели и идеалисты с этим не согласятся, но это правда. Редко, когда срок нельзя сдвинуть: так требует закон; после завершения задачи начинается отпуск; в договоре заложены крупные штрафы за срывы сроков; клиентам объявили дату выхода продукта.
Чаще бывает, что если срок нарушить — катастрофы не случится. Поэтому если вас просят сделать срочную задачу, поинтересуйтесь, почему важно успеть к определенной дате.
Руководитель объявляет задачу срочной, чтобы поднять важность задачи в ваших глазах, а не из-за того, что есть действительное ограничение по сроку. Люди прибегают к «срочности», пытаясь перекричать друг друга, чтобы вы обратили внимание именно на их задачу. Не поддавайтесь на эти уловки.
Выясни, почему задача срочная
Определяем срок сами
Лучше согласиться делать срочную задачу, когда сам спланировал задачу и определил срок.
Когда планируешь задачу, приходится прогнозировать время ее выполнения. Клиенты или руководители всегда хотят знать сроки.
Если делаешь какую-то задачу впервые, нет никакого представления, сколько на нее нужно времени. Проще когда уже делал такую работу, опыт поможет с прогнозом. Но наверняка не угадаешь — в этот раз что-то может пойти не так.
Мой опыт говорит, что ошибаешься всегда в одну сторону — недооцениваешь длительность задачи. Поэтому к оценке задачи имеет смысл добавить немного времени — резерв на ошибку. Если сделаете задачу раньше, будет клиенту приятный сюрприз. Если ошибетесь в прогнозе, резерв поможет выдержать срок.
Какой закладывать запас времени? Определить резерв не проще, чем дать прогнозный срок выполнения задачи. По опыту, запаса в 10−30% от прогнозной длительности бывает достаточно. Если оценили задачу в 10 рабочих дней, скажите клиенту, что закончите через 12 — будет пару дней на всякий случай.
Закладывай запас времени
Увеличим рабочую неделю
Если не хватает времени, увеличьте рабочий день за счет вечернего времени или поработайте на выходных.
Вот пишет менеджер отчет к понедельнику. А в пятницу к концу рабочего дня понимает, что нужно еще часа четыре на доработку. Как быть? В этой ситуации я позволяю себе поработать в пятницу допоздна или работаю в один из выходных дней. В понедельник документ будет на столе, как обещал.
Работать в выходные можно, если речь идет о разовой задаче. Но потом все равно нужно отдохнуть и восстановить силы. Если работать в режиме регулярной перегрузки, дело закончится хорошо известным эмоциональным выгоранием, да еще и в статусе безработного. От усталости появятся ошибки, и в какой-то момент работодателю это надоест.
Работодатели любят перегружать сотрудников. При устройстве на работу мне часто говорят открытым текстом: «У нас ненормированный рабочий день». Конечно, подразумевают, что рабочий день может быть сколь угодно длинным, но не сколь угодно коротким. Не стоит на это соглашаться. Отдыхайте, сколько вам нужно для того, чтобы делать крутую работу и получать от нее удовольствие.
Работай с перегрузкой редко
Сделаем параллельно
Многозадачность — это плохо. Когда переключаешься между задачами, теряешь сосредоточенность. Другое дело, если есть помощник, который возьмет на себя часть работы. Тогда можно делать задачи параллельно.
Пусть мне нужно сделать ремонт в квартире. Я могу сначала купить все стройматериалы, а потом ремонтировать квартиру. А могу отправить ребят через YouDo или другой сервис ездить на строительный рынок и привозить все необходимое. Пока ребята добывают материалы, я буду накрывать мебель пленкой и готовиться к ремонту. Такое параллельное выполнение приведет к тому, что срок ремонта уменьшится.
Поджимают сроки — попроси помощи
Сократим объем работы
Бывает, не успеваю сделать все, что обещал. Хуже всего не сделать к сроку ничего. Клиент расстроится, а я испорчу репутацию. Лучше сдать неполный, но полезный продукт. Чтобы решить, какой результат сдавать, нужно знать Заказчика — что ему важно, а что нет. Кто-то хочет продукт целиком, пусть с низким качеством. Кому-то важны несколько главных функций, сделанных идеально.
Снизить качество. Вы делаете презентацию. Когда не успеваете навести красоту, концентрируйтесь на содержании: проверьте логику изложения, сформулируйте выводы. Подобрать красивые картинки, выверить размеры шрифтов, упорядочить текст на слайдах сможете позднее. А если такой возможности не будет — доклад все равно сделаете — презентация полностью раскрывает тему.
Ограничить функционал. Вы создаете сайт очередного интернет-магазина «Amazon128.dolly». Сделали главную страницу, сделали корзину покупателя. Сделать профиль клиента не успеваете, а запустить сайт к сроку нужно. Решение — не делать профиль, без него совершить покупку можно.
Не успеваешь — режь качество или функционал, а пользу не трогай
Шпаргалка
- Спросите, почему задача срочная
- Закладывайте 20% резерв при оценке срока
- Найдите помощника и делайте задачи параллельно
- Редко соглашайтесь работать вечерами и в выходные
- Найдите и сделайте главное в задаче
