Кратко о проекте
Клиент: Комитет экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области
Заказчик: Дрозденко Александр Юрьевич, Губернатор Ленинградской области
Куратор: Ялов Дмитрий Анатольевич, Заместитель Председателя Правительства Ленинградской области — Председатель комитета экономического развития и инвестиционной деятельности ЛО
Продолжительность: 5,5 месяцев
Команда со стороны исполнителя: Сергей Шарпак, Бадин Андрей, Гаркуша Наталья, Маев Дмитрий, Анцупов Артемий, Белых Мария
Команда со стороны заказчика: Бумагин Евгений, Федотова Зоя, Хурда Павел, Курка Николай, Гаузе Алекс, Фестюлев Андрей и еще около двух десятков участников
Ситуация
Правительство каждого региона реализует стратегию развития страны и своего региона. Все новое создается в проектной деятельности, которую нужно нормально организовать, чтобы было всегда ясно, что происходит.
В крупных регионах могут выполняться одновременно десятки и даже сотни проектов и программ. На сайте Администрации в режиме онлайн показано количество одновременно выполняемых инициатив.
Проблема
В Администрации Ленинградской области в марте 2016 был создан Центральный проектный офис. Задача проектного офиса – сделать проектную деятельность прозрачной и управляемой. Для решения такой задачи нужно построить систему.
Сотрудники проектного офиса в Ленинградской области очень квалифицированные люди. Но в каждой организации при строительстве системы управления проектной деятельностью возникает дилемма: делать систему самим или вместе с консультантами:
- Если создавать самим, то будет органичное развитие системы, но это долго
- Если внедрять систему силами консультантов, то будет быстрее, но стремительное внедрение потребует последующих доработок
Решение
Решили обратиться за помощью к консультантам. Сроки были важны, ведь даже с консультантами это несколько месяцев работы. Зато можно сделать мощный рывок, не увеличивая штат сотрудников проектного офиса. На поддержание и развитие системы управления требуется меньше людей, чем на ее первоначальное строительство.
Конкурс выиграла компания «Проектные сервисы», в которой я тогда работал директором управления консалтинга. Мы предложили решить задачу в два этапа:
- Разработать систему управления на основе анализа деятельности региона
- Внедрить систему управления, т.е. опробовать ее в деле
Реализация
На первом этапе нужно было разобраться, как работает проектная деятельность по состоянию на «сейчас». Мы работали командой – кто-то проводил интервью, кто-то из нас изучал документы, кто-то описывал находки. В итоге мы представили результаты обследования ключевым участникам со стороны клиента, которые включали:
- Цели обследования
- Методика проведения обследования
- Особенности проектного управления в ОИВ ЛО по результатам интервью
- SWOT-анализ факторов, влияющих на внедрение проектного управления в ОИВ ЛО
- Текущий и целевой уровни зрелости процессов проектной деятельности
- Ключевые проблемы, препятствующие внедрению проектного управления
- Рекомендации по совершенствованию системы проектного управления
- Ключевые риски внедрения системы проектного управления
На основе выявленных проблем и сильных сторон региона мы подготовили концепцию будущей системы управления проектной деятельностью. Концепция описывала всю систему: органы управления и ролевую структуру, процессы, формы представления результатов, предложение по обучению и автоматизации.
После защиты концепции у губернатора региона, мы приступили к проработке деталей системы – разработали регламент проектного управления, создали методички и шаблоны.
Для запуска системы отобрали несколько проектов, в которых прошлись по всем процессам, создали нужные документы и убедились, что все работает, как задумано. Конечно, в систему регулярно вносились изменения, т.к. при внедрении выяснялись неучтенные раньше нюансы.
После настройки системы мы провели обучение всех задействованных в поддержании этого большого механизма.
Результат
Все проекты региона отслеживаются. Под нацпроекты выделен отдельный раздел сайта, где регулярно публикуются сводки по статусам проектов.
Устройство системы управления полностью прозрачно. В правовых базах данных можно посмотреть все нормативные документы и шаблоны.
На сайте создан отдельный раздел с описанием устройства проектной деятельности.
Регион продолжает развивать систему. Государственные служащие и работники муниципальных образований регулярно проходят обучение по проектному управлению, в том числе и в момент написания этого кейса 😊.
