Кратко о проекте
Клиент: Министерство экономического развития Новосибирской области
Заказчик: Знатков Владимир Михайлович, Первый заместитель Председателя Правительства Новосибирской области
Куратор: Молчанова Ольга Витальевна, Заместитель Председателя Правительства Новосибирской области – министр экономического развития Новосибирской области
Продолжительность: 5 месяцев
Команда со стороны исполнителя: Сергей Шарпак, Маев Дмитрий, Анцупов Артемий, Белых Мария
Команда со стороны заказчика: Решетников Лев Николаевич, Дедова Элла Владимировна, Кузнецова Анна Сергеевна, Кушникова Элеонора Анатольевна и еще около десятка участников
Ситуация
Правительство каждого региона реализует стратегию развития страны и своего региона. Все новое создается в проектной деятельности, которую нужно нормально организовать, чтобы было всегда ясно, что происходит. Как правило, администрация региона раскрывает все задачи, которые перед регионом стоят.
В крупных регионах могут выполняться одновременно десятки и даже сотни проектов и программ. На инвестиционном портале Новосибирской области приводится реестр проектов.
Проблема
В Новосибирской области выполнялось много проектов. Это были и проекты в рамках федеральных государственных программ, и местные проекты. Проблема заключалась в том, что полной картины по проектной деятельности никто не видел – трудно было собрать все составляющие в какую-то осмысленную форму.
Между регионами есть своего рода соревнование по инвестиционной привлекательности, по уровню жизни и т.п. Поэтому правительство области были заинтересовано в повышении прозрачности проектной деятельности.
Сотрудники Министерства экономического развития региона знали о существовании проектного подхода и решили попробовать применить его в регионе. Были сделаны первые шаги – определились, где в структуре будет располагаться региональный проектный офис, и кто будет входить в состав проектного комитета. Однако собственной экспертизы не хватало, да и ресурсов тоже было мало.
Решение
Решили позвать консультантов. Государственную закупку выиграла компания «Проектные сервисы», в которой я тогда работал директором управления консалтинга. Мы только что завершили создание системы управления проектной деятельностью в Ленинградской области.
Мы предложили решить задачу в два этапа:
- Разработать систему управления на основе анализа деятельности региона
- Внедрить систему управления, т.е. опробовать ее в деле на нескольких проектах
Реализация
На первом этапе нужно было разобраться, как работает проектная деятельность по состоянию на «сейчас». Мы работали командой – кто-то проводил интервью, кто-то из нас изучал документы, кто-то описывал находки. В итоге мы представили результаты обследования ключевым участникам со стороны клиента. Т.к. попыток создания системы управления раньше не предпринималось, то уровень зрелости был нулевым.
На основе выявленных проблем и сильных сторон региона мы подготовили концепцию будущей системы управления проектной деятельностью. Концепция описывала всю систему: органы управления и ролевую структуру, процессы, формы представления результатов, предложение по обучению и автоматизации.
После защиты концепции у заказчика, мы приступили к проработке деталей системы – разработали регламент проектного управления, создали методички и шаблоны, положения о работе органов управления.
Дали рекомендации по изменению существующих нормативно-правовых актов. Это приходится делать всегда, и в коммерческих организациях тоже, т.к. существующие регламенты могут мешать работе системы.
Для запуска системы отобрали несколько проектов, в которых прошлись по всем процессам, создали нужные документы и убедились, что все работает, как задумано. Конечно, в систему регулярно вносились изменения, т.к. при внедрении выяснялись неучтенные раньше нюансы.
После настройки системы мы провели обучение всех задействованных в поддержании этого большого механизма. По итогам обучения провели сертификацию по стандарту ГОСТ Р ИСО 21500.
В завершении провели демонстрацию возможностей системы Адванта для автоматизации работы системы. Внедрение самой системы в рамки проекта не входило.
Результат
Устройство системы управления прозрачно. На сайте правительства региона можно посмотреть все нормативные документы и шаблоны.
Создан отдельный портал с описанием устройства проектной деятельности.
Регион использует систему, хотя по некоторым проектам все еще сложно найти информацию. Например, по нацпроектам информация раскрыта неравномерно и не всегда она актуальна.
Хочется верить, что дело лишь в актуализации данных на сайте.
