Построение системы управления проектной деятельностью для Правительства Новосибирской области

Кратко о проекте

Клиент: Министерство экономического развития Новосибирской области

Заказчик: Знатков Владимир Михайлович, Первый заместитель Председателя Правительства Новосибирской области

Куратор: Молчанова Ольга Витальевна, Заместитель Председателя Правительства Новосибирской области – министр экономического развития Новосибирской области

Продолжительность: 5 месяцев

Команда со стороны исполнителя: Сергей Шарпак, Маев Дмитрий, Анцупов Артемий, Белых Мария

Команда со стороны заказчика: Решетников Лев Николаевич, Дедова Элла Владимировна, Кузнецова Анна Сергеевна, Кушникова Элеонора Анатольевна и еще около десятка участников

Ситуация

Правительство каждого региона реализует стратегию развития страны и своего региона. Все новое создается в проектной деятельности, которую нужно нормально организовать, чтобы было всегда ясно, что происходит. Как правило, администрация региона раскрывает все задачи, которые перед регионом стоят.

В крупных регионах могут выполняться одновременно десятки и даже сотни проектов и программ. На инвестиционном портале Новосибирской области приводится реестр проектов.

Проблема

В Новосибирской области выполнялось много проектов. Это были и проекты в рамках федеральных государственных программ, и местные проекты. Проблема заключалась в том, что полной картины по проектной деятельности никто не видел – трудно было собрать все составляющие в какую-то осмысленную форму.

Между регионами есть своего рода соревнование по инвестиционной привлекательности, по уровню жизни и т.п. Поэтому правительство области были заинтересовано в повышении прозрачности проектной деятельности.

Сотрудники Министерства экономического развития региона знали о существовании проектного подхода и решили попробовать применить его в регионе. Были сделаны первые шаги – определились, где в структуре будет располагаться региональный проектный офис, и кто будет входить в состав проектного комитета. Однако собственной экспертизы не хватало, да и ресурсов тоже было мало.

Решение

Решили позвать консультантов. Государственную закупку выиграла компания «Проектные сервисы», в которой я тогда работал директором управления консалтинга. Мы только что завершили создание системы управления проектной деятельностью в Ленинградской области.

Мы предложили решить задачу в два этапа:

  1. Разработать систему управления на основе анализа деятельности региона
  2. Внедрить систему управления, т.е. опробовать ее в деле на нескольких проектах

Реализация

На первом этапе нужно было разобраться, как работает проектная деятельность по состоянию на «сейчас». Мы работали командой – кто-то проводил интервью, кто-то из нас изучал документы, кто-то описывал находки. В итоге мы представили результаты обследования ключевым участникам со стороны клиента. Т.к. попыток создания системы управления раньше не предпринималось, то уровень зрелости был нулевым.

На основе выявленных проблем и сильных сторон региона мы подготовили концепцию будущей системы управления проектной деятельностью. Концепция описывала всю систему: органы управления и ролевую структуру, процессы, формы представления результатов, предложение по обучению и автоматизации.

После защиты концепции у заказчика, мы приступили к проработке деталей системы – разработали регламент проектного управления, создали методички и шаблоны, положения о работе органов управления.

Дали рекомендации по изменению существующих нормативно-правовых актов. Это приходится делать всегда, и в коммерческих организациях тоже, т.к. существующие регламенты могут мешать работе системы.

Для запуска системы отобрали несколько проектов, в которых прошлись по всем процессам, создали нужные документы и убедились, что все работает, как задумано. Конечно, в систему регулярно вносились изменения, т.к. при внедрении выяснялись неучтенные раньше нюансы.

После настройки системы мы провели обучение всех задействованных в поддержании этого большого механизма. По итогам обучения провели сертификацию по стандарту ГОСТ Р ИСО 21500.

В завершении провели демонстрацию возможностей системы Адванта для автоматизации работы системы. Внедрение самой системы в рамки проекта не входило.

Результат

Устройство системы управления прозрачно. На сайте правительства региона можно посмотреть все нормативные документы и шаблоны.

Создан отдельный портал с описанием устройства проектной деятельности.

Регион использует систему, хотя по некоторым проектам все еще сложно найти информацию. Например, по нацпроектам информация раскрыта неравномерно и не всегда она актуальна.

Хочется верить, что дело лишь в актуализации данных на сайте.